Whistleblowing System del Gruppo Volkswagen
Il rispetto delle regole è alla base del rapporto di fiducia fra il Gruppo Volkswagen e i suoi clienti, dipendenti e partner commerciali. Rapporto che non può essere compromesso da cattive condotte che incidono in modo significativo sugli interessi, in particolare quelli finanziari e reputazionali, nonché sui valori etici di tutte le Società del Gruppo.
Per questo motivo, i comportamenti non conformi devono essere immediatamente individuati, indagati e corretti. È fondamentale che tutti vigilino sul rispetto delle regole e segnalino eventuali gravi violazioni delle stesse, anche potenziali. Per “tutti” intendiamo non solo i dipendenti del Gruppo Volkswagen ma anche i clienti, i partner commerciali e coloro che sono coinvolti nel business del Gruppo.
La segnalazione di una grave violazione normativa può essere inviata al Whistleblowing System (Sistema di Segnalazione delle Violazioni) del Gruppo Volkswagen in qualsiasi momento.
Whistleblowing è un vocabolo inglese che identifica la denuncia di attività illecite o fraudolente commesse all’interno di un’azienda. “To blow the whistle” – letteralmente “soffiare il fischietto” – si può riferire all’arbitro che fischia un fallo o al vigile urbano che impedisce una manovra pericolosa. In ogni caso, la finalità è fermare quell’azione e richiamare l’attenzione.
Il Whistleblowing System garantisce la massima e rigorosa riservatezza sulle informazioni fornite e sulle persone coinvolte. Le indagini, infatti, vengono avviate solo in seguito ad un attento esame preliminare dei fatti riportati e in presenza di un ragionevole e fondato sospetto di una violazione normativa.
È garantito l’anonimato del Whistleblower che viene ascoltato tempestivamente e trattato con sensibilità ed equità.
Non sono tollerate ritorsioni nei confronti di chi segnala la grave violazione normative e, allo stesso tempo, vige il principio della presunzione di innocenza fino a quando la violazione delle norme non viene effettivamente dimostrata.
L’integrità, il rispetto delle leggi e dei regolamenti interni sono la priorità del Gruppo Volkswagen e di Volkswagen Bank GmbH, Volkswagen Financial Services S.p.A, Volkswagen Leasing GmbH e Volkswagen Mobility Services S.p.A.
Possiamo evitare danni alle nostre aziende, ai nostri dipendenti e ai partner commerciali solo se le regole vengono rispettate. Di conseguenza, i comportamenti scorretti devono essere riconosciuti rapidamente, esaminati e risolti immediatamente. Per questo motivo abbiamo implementato un sistema di Whistleblower indipendente, imparziale e riservato.
Per maggiori informazioni sui principi e sulla procedura di gestione delle segnalazioni del Gruppo VW, cliccate qui
Come fare una segnalazione?
È importante che la segnalazione contenga informazioni precise e dettagliate che possano essere tempestivamente e adeguatamente verificate e indagate.
Le informazioni devono rispondere alle seguenti cinque domande:
- Chi?
- Cosa?
- Quando?
- Come?
- Dove?
Assicuratevi che la descrizione dei fatti riportati possa essere facilmente compresa anche da chi non è un esperto del settore. Più informazioni abbiamo e meglio riusciamo a valutare l’effettiva violazione delle norme per cui, se siete d’accordo, possiamo contattarvi per rivolgervi altre domande.
Il sistema Whistleblower garantisce la massima protezione possibile agli informatori, alle persone coinvolte e ai dipendenti che contribuiscono alle indagini sulla cattiva condotta segnalata. Un'indagine viene avviata solo dopo un attento esame dei fatti e un ragionevole sospetto di violazione delle norme. Durante l'intero processo investigativo vigono la massima riservatezza e segretezza. Le informazioni saranno esaminate in modo equo, tempestivo e sensibile. Le persone coinvolte si presumono innocenti fino a quando la violazione non sarà provata.
Dove inviare la segnalazione?
Abbiamo messo a disposizione diversi canali per inviare la segnalazione in qualsiasi momento e nel pieno rispetto dell’anonimato.
Le condizioni per effettuare la segnalazione presso ANAC sono le seguenti:
se il canale interno obbligatorio non è attivo o è attivo ma non è conforme a quanto previsto dalla legge in merito alle modalità di presentazione delle segnalazioni;
se la persona che ha fatto la segnalazione interna non ha ricevuto riscontro;
se la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o questa potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
se la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Un’ulteriore modalità di segnalazione consiste nella divulgazione pubblica.
IMPORTANTE: la segnalazione può essere inviata anche in lingua italiana. È possibile inoltre contattare i legali interni del Gruppo Volkswagen sempre in lingua italiana anche via email o posta ordinaria.